Принятие на работу

Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Полезные статьи по трудовому договору » Оформление приема на работу

Порядок, сроки, процедура и правила оформления работника на новую должность предусматривает подготовку и издание специальных документов, основным среди которых является приказ.

Оформление приема на работу – это важный этап в сфере трудовых отношений. Порядок, сроки, процедура и правила оформления работника на новую должность предусматривает подготовку и издание специальных документов, основным среди которых является приказ. данных документов и приказа включает в себя не только права, но и обязанности работника и работодателя в сфере данных трудовых отношений.  

Приказ о приеме на работу

Среди полного перечня документов, которые регламентируют оформление приема на работу, основное место занимает трудовой договор. Письменная форма таких документов предусматривает необходимость подготовки специального приказа. Это распоряжение, которое подтверждает факт приема на работу нового подчиненного. 

Приказ о приеме составляется непосредственно стороной работодателя определенной организации или предприятия на основании по аналогии с подписанным ранее трудовым договором. Каждый приказ в сфере трудовых отношений должен содержать в себе следующие данные:

• точные инициалы работника, который будет принят на должность;
• название профессии, должности и трудовых специальностей;
• конкретное структурное подразделение, в штате которого новый подчиненный будет исполнять трудовые обязанности;
• технический механизм, тип оборудования и полное название агрегата, которым будет оснащено рабочее место работника;
• условия выплаты заработной платы;
• размер должностного уклада и порядок оплаты труда;
• факт наличия профессионального испытания, а также срок действия данного периода;
• точный разряд, квалификация и класс, в пределах которых принятый работник будет обязан выполнять свои прямые трудовые обязанности;
• дата начала выполнения трудовых обязанностей.

Работодатель не имеет возможности без договоренности включить в приказ об оформлении на должность условия, противоречащие тем условиям, которые не предусматриваются подписанным ранее договором. Например, наемщик не может предписать в рамках приказа уменьшение заработной платы и оклада в отношении работника. 

Правила заключения трудовых договоров обязывают работодателя ознакомить будущего работника с условиями приказа в течение трех дней с момента преступления работника к выполнению своих трудовых обязанностей. Ознакомление работника с условиями приказа осуществляется при условии оставления подписи, которая заверяет данный факт.

Обязанности работодателя при оформлении работника

Порядок оформления работника на новую должность, а также условия для исполнения трудовых обязанностей в предприятии, регламентируется трудовым договором, на основании приказа, а также локальных нормативных актов, изданных в сфере трудовых отношений. Правила приема на работу предусматривают наличие определенных обязанностей для каждого работодателя, среди которых:

• обязанность работодателя ознакомить сотрудника с действующими нормативами и правилами работы в предприятии;
• определение внутреннего распорядка для выполнения трудовых обязанностей;
• ознакомление работников с локальными нормативными актами, которые имеют непосредственное отношение к выполнению трудовых обязанностей нового работника;
• оглашение должностной инструкции, которая связана с трудовыми обязанностями сотрудника.

Порядок оформления работника на новую должность обязывает работодателя ознакомить сотрудника с условиями коллективного трудового договора, если данный договор присутствует среди документов сферы трудовых отношений предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=kMOscAqqzjQ

Работодатель должен выполнить свои прямые обязанности и правила до момента составления и подписания трудового договора и всех документов, которые регулируют сферу трудовых отношений. Данный порядок позволяет сотруднику заблаговременно узнать об обстановке, условиях труда и трудовом распорядке еще до момента подписания документов и преступления к выполнению своих трудовых обязанностей. 

Обязанности работника при оформлении приема на работу

всех документов, которые регулируют сферу трудовых отношений, предусматривает наличие определенных обязанностей, которые обязательны для выполнения всем новым работникам. Данный законодательный порядок включает в себя следующие обязанности:

• ознакомиться с содержанием всех документов, которые регулируют сферу трудовых отношений в предприятии, в штате которого сотрудник будет выполнять свои трудовые обязанности;
• предоставление достоверной личной информации;
• подписание необходимой документации в момент ознакомления сотрудника с содержанием будущего трудового договора и приказа;
• детальное изучение норм трудового права, внутреннего распорядка работы в предприятии, а также прочтение локальных нормативных актов;
• обязанность строго соблюдать все правила и нормы, указанные в трудовом договоре;
• начало выполнения трудовых обязанностей в момент, который указан в приказе работодателя об оформлении нового сотрудника на рабочее место.

Таким образом, процесс оформления сотрудников в штат предприятия или организации предусматривает не только подписание трудового договора, но и составление соответствующего приказа. Данная документация предусматривает определенные обязанности для сторон работника и работодателя, которые являются обязательными к исполнению.  

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Как принять на работу сотрудника в ООО: заключение договора, оформление приема на работу — Эльба

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды.

Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений.

Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС.

Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

• Трудовой договор.
• Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

Что сравниваетсяТрудовой договорГражданский договор

В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор.	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом	Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке	Да	Нет
Какие страховые взносы платить	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять	Регулярная выплата заработной платы Месячная зарплата не ниже МРОТ Предоставление оплачиваемых отпусков Выплата больничных и пособий Компенсации при увольнении Обеспечение условий работы	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять	Личное заявление сотрудника Приказ о приёме	Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым.

Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д.

Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность. 

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Как оформить сотрудника по трудовому договору

1. Получить от работника необходимые документы:

   • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг);
   • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года;
   • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
   • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.

   Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.

2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 

3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

   Шаблон приказа о приёме

6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

7. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

   Шаблон карточки

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов. Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. 

Статья актуальна на 15.02.2021

Порядок приема на работу

Некоторые кадровики идут на поводу новым сотрудникам или своим коллегам, оформляя на работу новичка без трудовой, с расчетом, что человек в ближайшее время донесет книжку в отдел кадров.

Вполне возможно, что так и происходит в большинстве случаев, но нередко возникает проблема — запись об увольнении в трудовой книжке предыдущим работодателем стоит позже даты приема сотрудника на новую работу.

Чтобы не допускать таких документационных «накладок», не стоит рисковать.

2.  Прием на работу без паспорта

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, приведен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Допустим, паспорта у работника при себе нет, так как он находится на переоформлении или вообще утерян.

Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке, которая выдается по административному регламенту ФМС? Конечно, нет. Потому что справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

3.  Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров

В ст. 213 ТК РФ называются такие категории работников.

Кроме того, в Приказе Минздравсоцразвития №302н приводится Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждает ст. 5.27.1 КоАП.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами, связанными с его трудовой деятельностью

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под роспись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем роспись он ставит под каждым документом.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора. Недостающие условия «дополняются» приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Кадровый учет без проблем и ошибок

Узнать больше

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место. 

В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место. В ст. 209 ТК РФ, говорится, что «рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Что именно указывать в трудовом договоре с сотрудником при указании места работы, объясняет Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте в обязательном порядке включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.

2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

Разобраться в том, какие у него условия труда на рабочем месте, работодатель может только по итогам аттестации, если сроки ее действия не истекли, или спецоценки труда.

https://www.youtube.com/watch?v=_qdKO9r_ip8

Как отразить условия труда в трудовом договоре, если спецоценка не проводилась, рассказывает эксперт Евгения Конюхова:

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо

Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно указываться в трудовом договоре. Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора

Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения.

10.  Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

11. Неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.  

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок»

Как принять сотрудника на работу

После прохождения собеседования кандидат на вакантную должность должен пройти путь трудоустройства на новое место. Процедура оформления сотрудника состоит из ряда шагов, которые мы подробно рассмотрим.

Медицинский осмотр

Законодательством закреплено прохождение определенными лицами медицинского осмотра. Проходить медосмотр будущему сотруднику необходимо до подписания документов. Трудовой кодекс выделяет несколько категорий лиц, которых вы обязаны отправить в поликлинику:

• несовершеннолетние лица;
• спортсмены, судьи, полицейские и прокуроры, парикмахеры, косметологи;
• работники общепита, медицины, детских и спортивных учреждений, транспорта;
• иные категории.

Работники, отказавшиеся от прохождения либо не прошедшие медицинский осмотр, не могут приступить к выполнению своих должностных обязанностей.

Запрашиваем документы

При оформлении сотрудник должен предоставить личные данные (документы). Трудовой кодекс, в частности статья 65, определяет список таких документов. К ним относится:

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовая книжка (если работник уже был трудоустроен ранее);
• военный билет либо приписное свидетельство;
• документ об образовании.

Допускается затребовать у сотрудника и иные документы, необходимые для подтверждения определенных знаний и навыков, например, водительское удостоверение, право на ношение оружия, профессиональный сертификат и т.п.

Подписываем локальные нормативные документы

До трудоустройства необходимо ознакомить кандидата с нормативными актами организации. Законодательство выделяет несколько документов, которые должны быть представлены работнику:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение персональных данных;
• положение об оплате труда.

Но, чаще всего, в организациях перечень внутренних документов гораздо больше. Например, у вас могут быть разработаны и приняты к работе правила дресс-кода, правила делового этикета и ряд других документов.

Охрана труда

Перед подписанием договора сотрудник обязан пройти инструктаж по охране труда. Такой инструктаж называют первичным. Кроме того, он должен ознакомится со всеми документами, касающимися охраны труда на рабочем месте, принятыми в организации. К таким документам можно отнести:

• документ по пожарной безопасности;
• документ по оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.

Подписываем трудовой договор и иные документы

Именно этот документ является подтверждением взаимоотношений между сторонами. Трудовой кодекс выделяет несколько пунктов, которые должны быть прописаны в документе:

• непосредственное место работы;
• должность;
• дата, когда сотрудник должен приступить к выполнению обязанностей;
• оплата труда;
• условия труда по результатам спецоценки.

Документ составляется в нескольких экземплярах, один из них выдается работнику.

https://www.youtube.com/watch?v=Xl0D7_wyvEg

При отсутствии в трудовом договоре обязанностей работника (это допустимо), необходимо ознакомить его с должностной инструкцией.

С материально-ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности. Чаще всего такой документ заключают с работниками склада, товароведами, водителями.

Приказ о трудоустройстве

После подписания сотрудником всех вышеупомянутых документов готовится приказ о приеме работника на работу. Данный документ имеет форму № Т-1. Основанием для издания приказа является не заявление сотрудника, а трудовой договор.

Личная карточка Т-2

Карточка работника должна заводиться на каждого принятого в организацию сотрудника. В ней фиксируются все личные данные, а также информация, касающаяся его работы (например, кадровые перемещения).

Регистрация документов

Все документы, которые сотрудник подписывает при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в журналах учета. Для каждой группы документов заводится отдельный журнал, в котором обязательно указывается номер, вид и дата заключения документа.

Обязательны к ведению журналы:

• учета трудовых договоров;
• учета приказов по личному составу;
• учета договоров о материальной ответственности;
• учета приказов по основной деятельности.

Журналы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии компании.

Трудовая книжка

Предоставление на новое место работы трудовой книжки – прямая обязанность сотрудника. Если гражданин устраивается на работу впервые, трудовую книжку ему заводит работодатель.

В документ вносится запись в строго установленном порядке: название организации, дата заполнения, должность на которую оформляется работник, дата и номер приказа о приеме на работу.

Печать организации на данной записи не ставится.

Регистрация всех трудовых книжек фиксируется в Книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Ставим нового работника на учет в сторонних организациях

Работодатель о появлении в организации нового сотрудника обязан уведомить следующие органы:

• военкомат (если сотрудник является военнообязанным);
• налоговую инспекцию;
• службу судебных приставов (если сотрудник предоставил исполнительный лист по уплате долга);
• миграционную службу (если сотрудник иностранный гражданин);
• банк (если в организации есть зарплатный банковский проект).

Какие документы нужны для устройства на работу, а какие можно не предъявлять

Документы, необходимые для трудоустройства, перечислены в Трудовом кодексе РФ. Некоторые из них указаны в других законодательных актах федерального значения.

Устав предприятия таким законом не является, даже на региональном и муниципальном уровнях такие правила не устанавливаются. Поэтому перечень документов, которые вправе потребовать работодатель при приеме сотрудника на работу, не зависит от его желания, он строго регламентирован.

Предлагаем читателям сайта «Карьеристка» узнать, какие документы нужны для устройства на работу, а какие можно не предъявлять.

Документы, обязательные для трудоустройства в любую организацию

Независимо от того, планируете ли вы ходить на работу каждый день или работать удаленно, а также от области ваших профессиональных интересов, несколько документов вам предъявить работодателю при официальном трудоустройстве придется. Это:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• пенсионное свидетельство.

Для военнообязанных обязательным к предъявлению является военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву.

Казалось бы, что с этими документами все понятно, но на самом деле здесь имеется множество нюансов. Как быть, если трудовая книжка лежит в другой конторе или ведется в электронном формате? Что делать иностранцам, не имеющим паспорта гражданина РФ? Можно ли вместо него предъявить водительское удостоверение? Откуда взять СНИЛС, если эти карточки уже не выдаются? Давайте разбираться.

Удостоверение личности

По закону, далеко не любое удостоверение можно считать документом, удостоверяющим личность. Для трудоустройства подойдет один из следующих документов:

• паспорт гражданина РФ;
• удостоверение личности гражданина РФ, выданное на время оформления общегражданского паспорта;
• паспорт гражданина иностранного государства или документ, признаваемый удостоверением личности иностранного гражданина на основании международного договора РФ;
• документ, выданный человеку для удостоверения личности миграционной службой на время, пока она рассматривает его заявление о приеме гражданства РФ или признании гражданином РФ;
• удостоверение беженца или другие документы, зависящие от статуса иностранца.

Водительское удостоверение или корочка о членстве в какой-либо общественной организации, профессиональном союзе в этот перечень не входят.

Пенсионное удостоверение

До 1 апреля 2019 года гражданам России выдавались карточки СНИЛС, подтверждающие регистрацию в системе персонифицированного учета. Сейчас альтернативой этого документа служит уведомление о регистрации в этой системе. Выдаваться оно может как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=jCqm_OC4U-k

В настоящее время регистрация в системе индивидуального учета происходит после первого устройства на работу. Соответствующую информацию в Пенсионный фонд передает работодатель. Так что при первом трудоустройстве предъявлять соответствующий документ вы не обязаны.

Какие еще документы вправе потребовать работодатель при приеме гражданина на работу

Перечисленные в предыдущем разделе документы необходимы при трудоустройстве даже тем, кто будет занят неквалифицированным и не требующим большой ответственности трудом.

Однако есть сферы деятельности, которые требуют определенных знаний и умений, психологической устойчивости, физической подготовки и так далее.

Ведь нельзя же допустить, чтобы больных оперировал человек, учившийся не на хирурга, а на инженера, а воспитателем работала дама, стоящая на учете в психоневрологическом диспансере.

Поэтому закон устанавливает еще ряд документов, которые работодатель не только может, но и должен у вас спросить при приеме на работу, имеющую определенную специфику.

Документы об образовании и/или квалификации необходимы для работы по специальности, когда труд требует каких-либо специальных знаний, умений и навыков, определенного уровня мастерства.

Для поступления на государственную или муниципальную службу, в силовые структуры, на охранные предприятия и в некоторые другие организации необходимо предъявить медицинскую справку установленной формы об отсутствии противопоказаний к осуществлению соответствующей деятельности. Такую справку могут потребовать и от тех, кто устраивается на работу водителем.

Устраиваясь на работу в детское учреждение, кафе или продовольственный магазин, будьте готовы к тому, что от вас потребуют оформления медицинской книжки. Это не каприз работодателя, а требование закона.

В некоторых случаях для трудоустройства придется заглянуть в полицию за справкой об отсутствия судимости.

Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно

Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ.

Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания.

Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.

В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.

Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН.

Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа.

Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.

Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.

Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.

Какие документы не обязательны, но желательны при устройстве на работу

На хорошее место всегда найдется несколько соискателей. Выиграть конкурс помогут документы, которые, согласно закону, требовать от гражданина при трудоустройстве никто не вправе. В их число входят:

• сведения о наградах, не занесенные в трудовую книжку, о победах в различных конкурсах профессионального мастерства;
• характеристика с предыдущего места работы;
• корочки об окончании различных курсов профессиональной подготовки или переподготовки;
• водительское удостоверение, если род вашей будущей деятельности предполагает частые командировки.

Эти документы вы можете предъявить работодателю, даже если он их и не требовал. Также вы можете познакомить его с результатами вашего труда на предыдущем месте трудовой деятельности (например, с разработанными и реализованными вами проектами).

Собираясь на собеседование, поинтересуйтесь, какие документы вам будут нужны для трудоустройства, и предупредите будущего работодателя, если не можете предъявить какие-то из них. Если вы заинтересованы в новом месте, а руководитель предприятия заинтересован в приеме вас на работу, вы наверняка найдете возможность урегулировать этот вопрос.

Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=XOi5SRDhBHU

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

https://www.youtube.com/watch?v=_Uf8uu8Dj2g

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

https://www.youtube.com/watch?v=au3Zqso_SI8

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

💡 Видео