Документационное обеспечение делового общения

• при условии, что решение вопроса имеет значение одновременно для нескольких отделов;

• при условии, что для решения вопроса необходимо воспользоваться различными мнениями отдельных групп.

Во всех случаях целесообразно:

• сообщать участникам заседания его тему, по крайней мере, за два дня до его проведения;

• составлять повестку дня с заранее обусловленным регламентом. Участники в таком случае лучше подготовятся по наиболее интересующим их темам;

• ознакомить каждого со списком всех участников совещания, поскольку этот момент также оказывает влияние на процесс подготовки собрания.

Если вы сами председательствуете на совещании, вам не следует забывать о том, кто в нем принимает участие, какие должности занимают эти люди и чего можно ожидать от них. Это поможет сохранить самообладание и избежать превращения дискуссии в бесцельную беседу.

Председательствуя на собрании, нужно также иметь в виду следующее: любое заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое содержание и как оно протекает на самом деле. Иначе говоря, очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. При этом второй аспект намного сложнее, хотя содержание – смысл совещания.

Иногда лучше, чтобы ход дискуссии контролировал не руководитель, а другой человек, роль которого должна заключаться в том, чтобы следить за теми, кто уже выступил, а кто еще не имел слова, кто говорит чересчур долго и заводит беседу в тупик.

Другими словами, задача такого председателя – не давать совещанию уходить от темы, обеспечивать дисциплину и регламент.

Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание с небольшого вступительного слова (3–5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить:

– цель собрания и повестку дня;

– порядок ведения дискуссии;

– предысторию обсуждаемой проблемы;

– ее предполагаемые результаты;

Видео:Основы делового общенияСкачать

– возможные решения и условия их принятия или отклонения;

– порядок ведения протокола.

К участию в дискуссии желательно привлекать относительно спокойных сотрудников. При необходимости важно побуждать высказывание противоположных точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя и руководителя совещания.

Ни в коем случае нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов в чей-то адрес, нужно следить за тем, чтобы выступающих не прерывали и не осмеивали их мнения.

Важно направлять участников заседания на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего мнения.

При подведении итогов обсуждения следует обобщать важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим с фразой «Мы сейчас договорились… Все ли согласны с этим?» После этого нужно убедиться в правильности реакции собрания.

В заключение нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача – проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

Большое внимание в западных странах уделяется умелому в психологическом отношении руководству, т. е. общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Обратим внимание на тринадцать «смертных грехов», иными словами, ошибок в общении с сотрудниками, которых менеджеру следует избегать.

1. «Отказ от личной ответственности». Многие менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем разные обстоятельства, и что еще хуже – перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.

2. «Препятствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников». Люди, труд которых недооценивается и которые имеют недостаточную заинтересованность в труде, работают хуже других. В конечном счете именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.

3. «Проверка результатов вместо оказания влияния на мышление». Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может породить у сотрудника определенные чувства и

https://www.youtube.com/watch?v=LlwYdn6HrnU

длинные цепочки мыслей, а это зачастую имеет решающее значение для достижения успеха.

4. «Становиться на неправильные позиции». Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь быть лояльным, поддерживать сотрудников в случае допущения ими просчетов.

5. «Забыть о важности прибы1ли». Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом.

6. «Руководить всеми сотрудниками одинаково». У каждого сотрудника собственная судьба и неповторимая личность. У каждого свое происхождение и образование, свой характер, сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.

7. «Сосредоточиться не на целях, а на проблемах». Кто постоянно разменивается на решение мелких проблем, не может надолго задержаться в кресле руководителя.

8. «Быть начальником, а не товарищем». Менеджер должен ощущать свою ответственность перед сотрудниками, а не за них.

9. «Не придерживаться общих правил». Точность и четкость менеджера в знании расходов и доходов, недостатков и потерь предприятия, его общих направлений и путей развития не создают препятствий для его продвижения по службе.

10. «Наставлять сотрудников». Менеджер должен достигать намеченных целей, улучшая условия труда сотрудников, стимулируя их, прилагая необходимые усилия и обеспечивая тесное взаимодействие.

11. «Допускать невнимание». Умелые менеджеры в своей работе показывают пример сотрудникам. Они не требуют от них того, чего сами не в состоянии сделать.

12. «Высоко оценивать работу только лучших сотрудников». Умелым менеджером является тот, кто может

дать ощутить большинству сотрудников результаты своего собственного успеха.

13. «Манипулировать людьми». Угрозы, страх, паника всегда означают неумелое руководство. Опытный менеджер надеется на понимание и готовность всех сотрудников соответствовать принципу «руководить – значит справиться с самим собой».

Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства.

Менеджеры, и прежде всего руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников.

Деятельность предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников.

ЛИТЕРАТУРА

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М., 1999.

Видео:Самые важные навыки делового общенияСкачать

Дараховский К.С., Прехул Т.В. Бизнес и менеджер. М., 1992.

Карташева Л.В., Никонова Т.В., Соломадина Т.О. Поведение в организации. М., 1999.

Короленок Г.А. Деловые переговоры. М., 2001.

Конева Е.В. Психология общения. М., 2002.

Кишкель Е.Н. Управленческая психология. М., 2002.

Психология делового преуспевания. М., 2002.

Основы менеджмента: Учеб. пособие. М., 2000.

Управление персоналом / Под ред. Т.Н. Базарова, Б.Л. Еремина. М., 1992.

Фишер Р., Эртель Д. Подготовка к переговорам. М., 1996.

Лекция 9
Документационное обеспечение делового общения

Правила деловой переписки.

Документационное обеспечение делового общения.

Требования к оформлению документов.

Правила деловой переписки

Одна из важнейших частей делового этикета – переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего.

Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе.

Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка – это общение в миниатюре, овладение ею – это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует:

• увеличению оборота фирмы, предприятия,

• улучшению взаимосвязи различных служб,

Видео:Культура делового общенияСкачать

• повышению квалификации,

• установлению прочных связей с потребителями.

https://www.youtube.com/watch?v=YcnyXrT8zMM

Одно из главных требований к письму: оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше – на одной. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму.

Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма.

Оно же предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.

В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Документационное обеспечение делового общения

Реферат — Документационное обеспечение делового общения скачать (44 kb.)

Доступные файлы (1):

Документационное обеспечение делового общения

В Федеральном законе от  г. дается определение понятия «документ»: «Документ – это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования».

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых состоит в обслуживании сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта – Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание.

В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. они значительно различаются по имеющейся в них информации.

В организации существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

 организационные документы;

 распорядительные документы;

 информационно-справочные документы.

В организации существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

2. Особенности ведения деловых переговоров

Деловые переговоры как особый вид деловой коммуникации проводятся по определенным правилам и подчиняются своим закономерностям. . Переговоры — это средство, взаимосвязи между людьми, они предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные

интересы.

3. Переговоры бывают:

Видео:Курс обучения "Деловые коммуникации (Деловое общение)" - 8 секретов эффективного делового общенияСкачать

официальные — с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов; неофициальные — напоминают непринужденную беседу и не предполагают по окончании подписание официальных бумаг; внешние — с деловыми партнерами и клиентами;

внутренние — между работниками организации.

4. Цель деловых переговоров

цель переговоров— прийти к взаимовыгодному решению, избегнув

конфликта

5. Существует алгоритм процедуры переговоров

Вступление Информационная часть Формулировка целей и задач Выработка и принятие решений

https://www.youtube.com/watch?v=MDtlARvhqwI

Завершение переговоров

6. Выделяют два основных метода ведения переговоров:

Метод торга При этой схеме стороны занимают определенные, крайне выгодные для себя условия, и далее начинают уступать в некоторой последовательности.

Изначально каждая из сторон намеренно завышает свои позиции и в процессе переговоров последовательно перебираются, кто на какие уступки готов.

Данный метод ведения переговоров характеризуется непредсказуемостью результата, большими временными затратами и возможным ухудшением отношений между

партнерами.

7

Метод принципиальной позиции. Данный метод ведения переговоров сводится к тому, что партнеры не торгуются по поводу того, кто на какие уступки сможет пойти. Ими совместно ищутся пункты переговоров, где интересы обеих сторон совпали бы. А там, где они не совпадают, руководствуются

справедливостью.

8. Важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является

хорошая подготовка концентрация на предмете ориентировка на решение проблемы учет личностных качеств партнера соблюдение интересов

гибкость

9. Для оценки успешности переговоров можно использовать ряд критериев

1) Важнейший показатель успеха — степень решения проблемы. Достигнутое в ходе переговорного процесса соглашение есть свидетельство того или иного решения проблемы.

Однако в зависимости от характера договоренностей итог противоборства сторон различен: — завершение конфликта в рамках модели «выигрыш — выигрыш» окончательно снимает проблему с повестки дня; — завершение конфликта по сценарию «выигрыш проигрыш» либо «проигрыш — проигрыш» не исключает конфликтного взаимодействия в будущем. 2) Другим важным критерием успешности являются субъективные оценки переговоров и их результатов. Переговоры увенчались успехом, если обе стороны удовлетворены их итогами и расценивают достигнутое соглашение как справедливое решение проблемы. Впрочем, не исключено, что впоследствии эти опенки изменятся. 3) Успешность переговоров позволяет оценить такой критерий, как выполнение условий соглашения. Даже самый блестящий результат переговоров заметно потускнеет, если возникнут проблемы с выполнением взятых на себя сторонами обязательств. Поэтому наилучший способ обеспечить долговременный эффект переговоров — включение в соглашение плана по его реализации. Важно, чтобы в нем четко оговаривалось, что

необходимо сделать, к какому сроку, чьими силами.

10

Видео:Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой

модули-текстовые фрагменты с типовыми заголовками.

11

Модули Представление сторон Предмет договора Обязательства сторон Обязательства сторон Ответственность сторон Срок действия договора

Юридические адреса и платежные реквизиты сторон

12

Договор — документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц или физического лица с юридическим лицом. Договоры составляются в письменном виде по установленной форме на специальных бланках и используются без изменения основного текста или с незначительным его

редактированием

13

Документирование управленческой деятельности — это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного

самоуправления.

14

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления

управленческих действий.

15

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации, другим нормативным документам, содержащим правила

документирования.

16. Общие правила оформления документов (писем, заявлений, уведомлений, извещений, жалоб, претензий и т.д.)

Документ, направляемый Оператору, должен содержать сведения о лице, направляющем этот документ: Наименование лица (наименование организации или ФИО физического лица); реквизиты основного документа, удостоверяющего личность физического лица; реквизиты юридического лица (ОГРН, ИНН, КПП); адрес для переписки

(почтовый адрес).

17

Если Оператору направляется пакет документов, то вместе с этим пакетом необходимо направить сопроводительное письмо. В сопроводительном письме нужно указать причину и цель предоставления пакета

документов.

18

Все документы на бумажных носителях, насчитывающие более одного листа, должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью юридического лица на прошивках и заверены подписью

https://www.youtube.com/watch?v=UKW5OfcmSJE

Видео:Психология и этика делового общенияСкачать

уполномоченного лица.

19

Верность копий документов, представляемых Оператору на бумажных носителях, должна быть подтверждена печатью юридического лица и подписью его уполномоченного лица.

🔥 Видео

Деловое общение. Лекция 1. Характеристики делового общения.Скачать

Деловой этикет: что приемлемо, а что нет?Скачать

Коммуникации с зарубежными заказчиками. Уровни делового общенияСкачать

Этика делового общенияСкачать

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНОСкачать

Семинар Деловое общение Часть 1Скачать

Деловые коммуникации: особенности, виды, формыСкачать

Основы делового протокола и этикетаСкачать

Делопроизводство (Документационное обеспечение)Скачать

Компетенция «Документационное обеспечение управления и архивоведение»Скачать

Тема 1. Состав и функции служебных документов - Документационное обеспечение управленияСкачать

Структура деловой коммуникацииСкачать

Этикет на госслужбе. Деловой этикет, Марии Буше.Скачать