Инструкция по работе

Безопасность сотрудников возложена на плечи работодателя. Он не только должен следить за возможным негативным влиянием разных условий производственной среды, но и разрабатывать специальные нормативные акты.

Инструкция по охране труда опирается на стандарты и правила, как отраслевые, так и межотраслевые, на требования, предъявляемые к безопасности.

Они должны соответствовать условиям, которые имеются в конкретной организации.

Когда возникает вопрос, как составить инструкцию по охране труда, наберите номер экспертной лаборатории «Экостар». Мы проконсультируем, проясним неясные моменты и выполним необходимые работы, обеспечив организацию документацией. Государственная аккредитация позволяет нам проводить СОУТ и выполнять прочие услуги, лабораторные исследования и экспертизы, связанные с охраной труда.

Виды инструкций по ОТ

Виды инструкций по охране труда разделяются на два крупных направления. Персонал может получать несколько вариантов одновременно.  

По должностям и категориям работников

Инструкции по охране труда по профессиям объясняют методику безопасного выполнения работы сообразно конкретной специализации, содержат порядок взаимодействия с оборудованием. Могут создаваться под конкретного работника организации.

По видам работ

Инструкции по охране труда по видам работ предусматриваются для различных направлений деятельности или конкретного оборудования и инструментария.

Какие инструкции должны быть в компании

Типовая инструкция по охране труда должна предупреждать персонал о наличии негативных производственных факторов и рисков, которые ждут на рабочем месте. Она содержит информацию о средствах защиты и мерах, необходимых для защиты здоровья. Перечень таких инструкций для каждой организации будет уникальным.

Обязательными являются документы, подготавливаемые для персонала:

• работающего с офисной оргтехникой и ПЭВМ;
• ведущего высотные или огневые работы;
• эксплуатирующего оборудование и технологические линии производства, производящего их ремонт и обслуживание;
• занятого в электрогазосварочных работах.

Разработка документации ведется с опорой на вид работ и на конкретные профессии. Дополнительные документы требуются, если должность сотрудника подразумевает командировки или разъездные работы.

Инструкция по ОТ

Инструкции по охране труда разрабатываются и утверждаются на основании типовых документов, а также паспортов эксплуатации технического оснащения, стандартов, характерных для отрасли.

Правила оформления

Инструкция по ОТ обязана содержать реквизиты юрлица или ИП, строки для утверждения и согласования, именование, дату и номер. Текст разбивается на разделы.

Кроме того, обязательно заверение от сотрудника, ответственного за ОТ, руководителя и ознакомленного работника.

Основные разделы

К основным разделам инструкции по охране труда для работников относят:

1. Общие правила.
2. Действия, характерные для начала работы.
3. Особенности безопасного выполнения работы.
4. Меры по завершении работы.
5. Особенности аварийных ситуаций и действия при них.

Возможно увеличение числа разделов и подразделов, но сокращение их не рекомендуется.

Кем разрабатывается

Разработка инструкций по охране труда — дело для руководителя и специалиста по ОТ. На согласование они отправляются представителям профсоюзной организации или представителям работников компании.

Срок действия

Периодичность пересмотра инструкций по охране труда предусмотрена только для электротехнического персонала. В этом случае документация проверяется раз в пять лет. В иных случаях сроки законодательно не оговорены. Однако есть основания для пересмотра:

• когда меняются производственное оборудование или технологические процессы;
• если изменились средства коллективной и индивидуальной защиты;
• если компания поменяла сырье и материалы, что повлекло и смену количества негативного влияния на задействованных в производстве работников.

В такой ситуации инструкции должны подготавливаться раньше, чем сотрудники приступят к трудовым обязанностям.

Типовая инструкция по ОТ: образец 2020 года

Общие инструкции по охране труда остались в прошлом более пятнадцати лет назад. Сегодня специалисты, отвечающие за ОТ на предприятии, разрабатывают образцы, после чего направляют их членам управления компании, руководителям подразделений, чтобы разделы документа в итоге выглядели единообразно.

https://www.youtube.com/watch?v=Mf4fMDWp8ZE

Если с разработкой документации по ОТ возникли сложности, наберите номер экспертной лаборатории «Экостар» для консультации. Образец инструкции по охране труда мы готовы предложить бесплатно.

Часто задаваемые вопросы

Основой становятся правила ОТ, руководства от производителей оборудования, касающиеся его эксплуатации, должностные обязанности работников.

Стандартно документ может содержать пять разделов:

1. Общие требования. Касаются допуска работников, их квалификации, указания по режиму труда и отдыха, ПМП, личной гигиены и прочее.
2. Требования до начала работы. Подготовка СИЗ, рабочего места, оборудования и материалов.
3. Требования в процессе работы. Техника безопасного выполнения задач, обращения с сырьем, действия, позволяющие избежать аварийных ситуаций и т.д.
4. Требования по окончании работы. Порядок отключения техники, ее обслуживания, уборки и извещения руководителя.
5. Требования для аварийных ситуаций. Перечень возможных ЧС, действия, которые должен предпринять сотрудник, ПМП, а также перечень действий, которые могут повлечь негативные последствия.

Подробный документ должен соответствовать поставленной задаче.

Утверждение производится руководством компании, однако сделать это невозможно без предварительного согласования с представителями коллектива, которые задействованы в работах, требующих инструкции. Служба охраны труда оказывает методическую помощь.

Видео:Инструкция по работе со своим животом. Здоровье в наших руках.Скачать

Инструкции по охране труда: 7 важных вопросов

Инструкции по охране труда разрабатывают для каждой должности, профессии или вида работы (далее — инструкции). Для разработки инструкций служба охраны труда совместно с руководителями структурных подразделений составляет перечень профессий и видов работ, для которых требуются инструкции.

Перечень инструкций составляют на основании штатного расписания, рабочих и должностных инструкций работников, дополнительно к этому используют результаты спецоценки. В результате должен получиться перечень инструкций по охране труда по профессиям и видам работ, который отдают на утверждение руководителю организации.

2. Кто разрабатывает и утверждает инструкции по охране труда

Работодатель обязан организовать разработку и утверждение инструкций для работников (ст. 212 ТК). При этом закон не устанавливает, кому именно нужно поручить эту работу, поэтому работодатель принимает решение на свое усмотрение.

Инструкцию должен разрабатывать технический специалист, который знает правила и особенности работы с оборудованием и инструментом, а также возможные риски и опасности на конкретном рабочем месте.

Поэтому составление инструкций лучше всего поручить руководителям структурных подразделений: начальникам цехов, отделов, служб и т. д.

На практике обязанность прописывают в должностной инструкции руководителя структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений неохотно разрабатывают инструкции и предпочитают передать эту обязанность специалисту по охране труда. Чтобы не делать инструкции вместо руководителей подразделений, окажите им методическую помощь. Подскажите, какие нормативные документы нужно взять за основу при составлении инструкции и отдельно опишите требования к ее оформлению.

Работодатель издает приказ о разработке инструкций по охране труда. Приложением к документу служит перечень необходимых инструкций. В приказе указывают лиц, ответственных за разработку инструкций и сроки исполнения.

Руководители структурных подразделений разрабатывают проекты инструкций и передают их на согласование в службу охраны труда.

Специалист по охране труда проверяет проекты инструкций на соответствие действующему законодательству. После чего инструкции согласовывают с профсоюзом и отдают на утверждение руководителю организации.

Последовательность действий при разработке инструкций по охране труда смотрите на схеме 1.

Схема 1. Как разрабатывают инструкции по охране труда

Инструкцию по охране труда работодатель может утвердить двумя способами: заполнить гриф утверждения в самой инструкции или издать приказ. Инструкция вступит в силу в тот же день, когда работодатель ее утвердил, или со дня, указанного в документе (ст. 12 ТК).

После того как инструкцию утвердил работодатель, ее регистрируют в журнале учета инструкций по охране труда (приложение 2 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по охране труда, утв.

Минтрудом 13.05.2004, далее — Методические рекомендации). Закон не устанавливает обязательного требования вести данный журнал.

Его заполняют для удобства, чтобы отслеживать периодичность пересмотра инструкций.

3. Что взять за основу при разработке инструкций

В качестве основы при разработке инструкций используют типовые отраслевые и межотраслевые инструкции по охране труда. При их отсутствии пригодятся межотраслевые или отраслевые правила по охране труда.

https://www.youtube.com/watch?v=wWGl_hIsHtw

Законодательство по охране труда динамично меняется, поэтому утвержденные ранее типовые инструкции следует проверить на соответствие действующему законодательству. При разработке инструкций по охране труда руководствуются:

• условиями труда, характерными для должности, профессии или вида работ;
• требованиями правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правилами и инструкциями по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТами, СанПиНами, гигиеническими нормативами, стандартами безопасности.

При разработке инструкций по охране труда руководители структурных подразделений должны использовать требования безопасности, изложенные в эксплуатационной и ремонтной документации изготовителей оборудования, должностные и производственные инструкции, карты спецоценки условий труда. Также понадобится технологическая документация организации с учетом конкретных условий производства.

4. Как оформляют инструкцию

Инструкции оформляют согласно Методическим рекомендациям. На титульном листе прописывают наименование организации и инструкции. Также на нем представитель профсоюза должен поставить отметку о согласовании, а руководитель организации — об утверждении.

После титульного листа идет введение. В этом разделе описывают, на основании каких документов разработали инструкцию.

Это может быть типовая межотраслевая или отраслевая инструкция, правила по охране труда, технический регламент, правила устройства и безопасной эксплуатации оборудования, свод правил по проектированию и строительству, гигиенические нормативы, государственные стандарты и т. п.

После введения в инструкции прописывают пять основных разделов (схема 2). Требования в инструкции излагают последовательно согласно технологическому процессу. При этом инструкция должна содержать только те требования безопасности, которые относятся к виду выполняемых работ или к должности сотрудника, для которого она предназначена.

Схема 2. Какую информацию включают в основные разделы инструкции по охране труда

5. Кто должен ознакомить работника с инструкцией

Инструкции по охране труда относятся к локальным нормативным актам организации, поэтому работников нужно ознакомить с ними под подпись (ст. 22 ТК).

Сотрудник изучает инструкцию во время проведения инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводит руководитель структурного подразделения или другой сотрудник, назначенный работодателем, ответственным за проведение инструктажа на рабочем месте.

Инструктаж проводят по утвержденной программе, в которую должно входить изучение инструкций. Поэтому подпись работника в журнале регистрации инструктажей свидетельствует о том, что его ознакомили с инструкциями по охране труда.

Если в инструкцию вносят изменения, с работниками проводят внеплановый инструктаж.

Отдельно к каждой инструкции можно предусмотреть лист ознакомления. В нем работник должен поставить подпись и дату.

Лист ознакомления с инструкцией

6. Где хранить инструкции

Место для хранения инструкций определяет руководитель структурного подразделения. Главное, чтобы у работников в любой момент был доступ к своим инструкциям. Например, инструкции можно разместить на стендах по охране труда, которые располагаются непосредственно на рабочих местах или участках.

Для удобства можно сделать заверенные копии инструкций и выдать их сотрудникам. Тогда работник всегда будет иметь возможность заглянуть в инструкцию. Чтобы при проверке у инспектора ГИТ не возникло лишних вопросов, можно организовать учет выданных инструкций с помощью журнала (приложение 3 к Методическим рекомендациям). Закон не требует обязательного ведения такого журнала.

7. Кто обязан следить за актуальностью инструкций

Если в течение пяти лет условия труда работника не изменились, то продлите действие инструкции еще на один пятилетний срок (п. 8 Методических рекомендаций)

Специалист по охране труда должен следить за тем, чтобы инструкции соответствовали действующему законодательству. Поэтому в случае необходимости он должен составить перечень инструкций, которые нужно переработать.

После этого составленный перечень передают руководителю организации. В организации издают приказ о пересмотре инструкций.

В документе указывают ответственных работников, перечень инструкций, которые нужно переработать, и сроки выполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=PWIYdy2OXRg

Инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет, а для электроустановок — один раз в три года. Раньше этого срока нужно переработать инструкцию, если:

• изменились межотраслевые и отраслевые правила и типовые инструкции по охране труда;
• изменились условия труда работников;
• внедрили новую технику и технологии;
• выявили недоработки инструкции при расследовании несчастного случая или профзаболевания;
• поступило требование от инспектора ГИТ.

Отраслевые и межотраслевые правила могут предусматривать более короткий срок планового пересмотра инструкций.

Например, при эксплуатации газового хозяйства инструкции для работ с повышенной опасностью нужно пересматривать не реже одного раза в три года (п. 1.4.

4 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации газового хозяйства организаций, утв. постановлением Минтруда от 12.05.2003 № 27).

Изменить инструкцию по охране труда можно одним из двух способов:

Первый способ. Оформляют лист изменений. В нем прописывают конкретные изменения. Это могут быть дополнения, исправления или исключения. Лист изменений прикладывают к приказу о внесении изменений в инструкцию.

Второй способ. Инструкцию переиздают полностью. В этом случае нужно заново пройти всю процедуру согласования и утверждения локального акта. Этот способ обычно выбирают при плановом пересмотре инструкций раз в пять лет или при существенных изменениях в законодательстве по охране труда.

При пересмотре и изменении инструкций по охране труда работодатель издает приказ об отмене старой и утверждении новой инструкции.

Если замена касается нескольких инструкций, то достаточно одного общего приказа.

Рекомендуем не менять нумерацию инструкций, а добавить к номеру старой инструкции год утверждения новой или другое понятное обозначение. При пересмотре и изменении нужно учитывать мнение профсоюза.

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Должностные инструкции — что такое и как написать

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника.

Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации.

Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

https://www.youtube.com/watch?v=Q2kuC9c4KpI

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Видео:Инструкция по работе с личным кабинетом работодателя в Минтруда и реестром обученных по охране трудаСкачать

«Хватит развязывать сотрудникам руки». 5 причин, по которым важно иметь должностные инструкции

Фото с сайта rb.ru

«Некоторые собственники воспринимают должностные инструкции для подчиненных как атавизм и считают контракт исчерпывающим документом при оформлении трудовых отношений.

Это ошибка», — уверен Андрей Зятьков, юрист, основатель проекта pravohelp.by. О том, как правильно составить должностную инструкцию, положения об отделах и почему это так важно сделать, — читайте в нашем материале.

Андрей Зятьков
Юрист, магистр юридических наук, руководитель проекта pravohelp.by

Если организация при приеме работника в штат не оформляет должностную (рабочую) инструкцию, она допускает ошибку. Отсутствие таких документов в первую очередь негативно влияет на работодателя.

Ведь если нет точного перечня функциональных обязанностей работника, его сложно привлечь к какой-либо ответственности в случае их нарушения.

Грубо говоря, отсутствие должностной инструкции развязывает сотрудникам руки.

Да, существует Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), содержащий стандартный перечень их функциональных обязанностей. Но это не отменяет необходимости четкой конкретизации этих обязанностей с учетом специфики компании и ознакомления работника с его обязанностями под подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=bFTajXpd8tY

О том, почему трудового контракта недостаточно и как правильно составить должностную инструкцию, я расскажу далее.

Должностная инструкция

Но давайте по порядку разберем, в чем состоят необходимость и польза продуманной и четко проработанной инструкции для работника не только с точки зрения соблюдения законодательства, но и с точки зрения практической пользы. Здесь можно отметить следующее:

1. Контракт определяет базовые принципы взаимодействия в отношениях между работодателем и работником. А должностная инструкция определяет правовое положение работника в организации, его трудовые функции, права и обязанности, а также предусматривает ответственность за их невыполнение или выполнение в ненадлежащем качестве.

Например, менеджер по продажам по умолчанию должен продавать. У него есть база клиентов, по которой он работает и предоставляет отчеты. Инструкция позволяет определить базовые правила взаимодействия работника и работодателя.

Так, четкое определение, что работник ведет клиентов в программе Х, должен совершать минимум Y звонков в неделю и рассылать столько же писем, а отчеты предоставлять непосредственному руководителю раз в месяц, устраняют какое-либо недопонимание работником своих обязанностей.

Есть сроки выполнения и определенные объемы работ, и каждый может обратиться к инструкции (положению), чтобы при необходимости разобраться, кто прав, а кто — нет.

Эти простые и четкие правила значительно облегчают взаимодействие работодателя и работника.

Фото с сайта m24.ru

2. Подробно составленная инструкция поможет создать четкую картину, чем занят конкретный работник, что входит в его компетенции. Это даст вам возможность увидеть, какие функции работников дублируются, какие из них лучше делегировать другим сотрудникам, а какие требуется детализировать.

Например, при подготовке документов в суд на одном предприятии выяснилось, что специалист по работе с клиентами и бухгалтер независимо друг от друга готовят копии документов для юридического отдела.

Зачем дублировать функционал, когда специалист может быть ответственным за подготовку документов, а бухгалтер — за своевременную оплату? Это разграничивает ответственность в случае, если при подготовке документов возникли ошибки или дублирование функций.

Нужно четко определить, где именно забуксовал рабочий процесс. Тогда вам будет легче исправить ситуацию.

Иначе на практике при дублировании функций сотрудников будет работать принцип «горячей картошки» — перекладывания ответственности друг на друга. Для устранения подобных ошибок в будущем и нужны должностные инструкции.

3. Разграничение ответственности работников. Инструкция позволяет четко определить, кто за что отвечает, и, соответственно, требовать от работников исполнения их обязанностей.

В случае какого-либо чрезвычайного происшествия установить виновность конкретного работника, не имея документа с описанием, что именно он обязан делать, кому докладывать и за что нести ответственность, будет крайне сложно.

А должностная инструкция позволит быстро установить виновного и справедливо применить дисциплинарные взыскания.

4. Должностные инструкции помогают создать иерархию. Это особенно важно, если вы создаете компанию с нуля. Сначала выстраивается иерархическая таблица для формирования отделов, потом в инструкции прописывается, кто, кому и в каком порядке подчиняется. Это эффективная система, позволяющая установить рамки субординации и консолидировать сотрудников.

Например, для небольшого производства была разработана такая структура:

Изображение предоставлено автором

Это важно на любом этапе работы. На практике даже в небольшой компании устное подчинение порождает формализм, потому что сотрудники просто не могут понять цепочку взаимодействия. О строгой дисциплине вообще речь не идет. Но четкая структура в организации, позволяет избежать недопонимания и скрытых конфликтов.

https://www.youtube.com/watch?v=bnUrP5LwzaI

Когда условно есть два заместителя директора и они поочередно дают указания сотруднику (а иногда одно указание противоречит другому), это приводит к стагнации рабочего процесса. Кроме того, нарушение иерархии, когда, например, замдиректора в обход главного инженера дает работнику какие-то задания, может привести к конфликтам.

5. В то же время инструкция не может быть исчерпывающим документом. В жизни все гораздо сложнее, чем на бумаге, и всего предусмотреть нельзя. Не зря ведь существует термин «итальянская забастовка».

Итальянская забастовка — форма протеста наряду с забастовкой и саботажем, при которой сотрудники предприятия предельно строго исполняют свои должностные обязанности и правила, ни на шаг не отступая от них и ни на шаг не выходя за их пределы. Иногда итальянскую забастовку называют работой по правилам (от англ. work-to-rule).

Такой метод забастовочной борьбы весьма эффективен, так как работать строго по инструкциям практически невозможно. Вкупе с бюрократическим характером должностных инструкций и невозможностью учесть в них все нюансы производственной деятельности, такая форма протеста приводит к существенному спаду производительности и крупным убыткам для предприятия.

И тем не менее. Инструкция может охватить максимальное количество важнейшего функционала: от выполнения работ в штатном режиме до информирования определенных ответственных лиц в случае ЧП.

Ведь иногда они случаются, потом происходит расследование, в ходе которого выясняют, кто что делал, в соответствии с какими документами, кто как отреагировал, кому доложил о ситуации, что предприняло ответственное лицо и т.д.

Кроме того, подписанная работником инструкция повышает его личную ответственность. Подписывая документ, человек берет на себя четкие и понятные обязательства, и сам контролирует их выполнение. Кроме всех перечисленных выше преимуществ создания должностных инструкций, их наличие — это честно и справедливо по отношению к сотруднику. А это ценится любым соискателем работы.

В соответствии со всем сказанным выше, структура должностной инструкции может быть приблизительно такой:

• Общие положения
• Квалификационные требования
• Задачи (функции)
• Должностные обязанности
• Права
• Оценка работы и ответственность.

Фото с сайта kv.by

Положения в организации — это не отписка

Что касается положений в организации, то они важны для выстраивания работы вне должностных инструкций. Они регулируют иные действия сотрудников — от договорной работы до информационной безопасности компании, порядка взаимодействия отделов и т.п.

И речь здесь идет не только о коммерческой тайне, но и о регламенте работы в той же сети Интернет, например, для предотвращения взлома. В таком положении может быть прописано, какие файлы с каким форматом на почте не следует открывать, какие программы использовать для защиты и т.п.

Положения должны быть размещены в открытом доступе для любого работника, чтобы при возникновении сомнений в правильности своих действий он мог обращаться к этому документу как пособию. Особенно важно понимать, что это должна быть не отписка, не шаблонный документ, а документ, подготовленный под реалии компании. Например, положение о договорной работе включает следующие пункты:

• Общие данные (включая термины договора и понятия, которые будут встречаться в положении), обработка и хранение договоров
• Подготовка и заключение договора (кем, в какие сроки и каким образом происходит заключение договора, какие пункты должен содержать договор, каким образом проверяют контрагента и т.д.)
• Регистрация и хранение договоров (кто и каким образом договор регистрирует и где хранит)
• Контроль за исполнением договора (кто и каким образом контролирует исполнение договора). Здесь уже может быть отсылка к положению о претензионно-исковой работе, которое формирует алгоритм взыскания задолженностей
• Ответственность сторон (кто и за что отвечает при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора).

Положение должно быть не документом для галочки, а рабочим инструментом, к которому можно обращаться за помощью в случае возникновения спорных ситуаций.

В заключение

Как видите, инструкции и положения, которые созданы под нужды конкретной компании, позволяют не только четко выстроить работу предприятия, но и найти слабые места в работе и устранить их.

Главное, составлять их правильно и в соответствии с нормами законодательства, изложенными в следующих документах:

Важно также понимать, что охватить все рабочие моменты «от и до», никакими инструкциями и положениями невозможно. По-настоящему важно и ценно, когда эти документы — не просто формальность или перегруженный обязанностями талмуд, а источник помощи при разрешении сложных вопросов и потенциальных конфликтов.

https://www.youtube.com/watch?v=bnUrP5LwzaIu0026t=23s

Именно в этом — главный смысл наличия в компании должностных инструкций и положений.

Видео:Midjourney ЗА 15 МИНУТ: 🔥ИНСТРУКЦИЯ по работе с нейросетью для начинающих. УРОК для быстрого стартаСкачать

Рабочая инструкция и регламент: отличия и применение

Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.

Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).

Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс. 

► Что такое Бизнес-процесс?

Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы». 

Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт). 

Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.

Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).

Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:

Блок-схема процесса в нотации BPMN

Не путайте регламент процессом. 

► Что такое Регламент?

В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.

Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества. 

Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.

Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании. 

Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).

Рабочая инструкция, регламент и процесс

► Что такое Рабочая инструкция?

Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способвыполнения определенных задач.

Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке. 

То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы. 

Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.

Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.

Как написать рабочую инструкцию: 7 правил

Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.

https://www.youtube.com/watch?v=TYFV53wyKgg

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. 

Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:

► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ

Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).

Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.

Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).

Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».

Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».

Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.

► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ

Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.

Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.

► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.

► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ

Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.

Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. 

Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ

Мы живем в визуальном мире. 90% людей воспринимают информацию визуально. Чтобы удовлетворить эту потребность используйте изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях. Подумайте, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

► Правило № 7 — ЭКСПЕРТНОСТЬ

Рабочую инструкцию должен писать человек, у которого есть опыт в выполнении задачи. Не передавайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.

Поручайте написание рабочих инструкций руководителям отделов. Во время написания инструкций они лучше узнают проблемы своего производственного процесса и смогут их исправить.

Как написать рабочую инструкцию за 12 шагов

Чтобы вы смогли быстро написать рабочую инструкцию, воспользуйтесь нашим алгоритмом действий. Распечатайте этот список, он поможет вам пошагово разработать любую инструкцию:

1. Идентифицируйте процесс, этап и задачу, для выполнения которой вы создаете рабочую инструкцию;***
2. Определите результат, который должен получить сотрудник как итог выполнения задачи;***
3. Оцените масштаб задачи;***
4. Определите функционал сотрудника, который должен отвечать за выполнение задачи, и его должность;***
5. Определите (или разработайте) необходимые инструменты, необходимые для выполнения задачи;***
6. Упомяните о любых требованиях безопасности (для производственного процесса);***
7. Выберите подходящий и удобный формат изложения текста;
8. Используйте полезные наглядные пособия;***
9. Проверьте текст на предмет простоты и краткости изложения;
10. Удалите ненужный жаргон и технические термины;***
11. Проверьте инструкцию на сотруднике, который ее будет исполнять;***
12. Исправьте ошибки.

Используйтесь изложенными в статье алгоритмами для того, чтобы разрабатывать регламенты и должностные инструкции с целью повышения эффективности работы вашего подразделения.

📹 Видео

ЖИЗНЬ Инструкция по применению. Фильм HDСкачать

Трелло – полная инструкция по работеСкачать

Инструкция по работе с GeniallyСкачать

Счастье: инструкция по применению. Александр Палиенко.Скачать

Инструкция по работе с брелком сигнализации Пандора.Скачать

Четыре месяца работы МММ ПАРОВОЗА #mmmparovozСкачать

Salesbot | Инструкция по работеСкачать

ЭКР 2102 КФ инструкция кассира по работе на кассовом аппаратеСкачать

Мозг: инструкция по применению | Андрей Курпатов | ProsmotrСкачать

Инструкция по работе с брелком Пандора DX 90Скачать

Краткая инструкция по работе на пароконвектоматеСкачать

Инструкция по работе с лазерным станком для новичковСкачать

Инструкция по работе в электронном Сервисе регистрации деклараций о соответствииСкачать

Задачи | Инструкция по работеСкачать

Инструкция по работе с пультом управления газового котла NavienСкачать

Инструкция по работе с кассовым аппаратом Элвес Микро КСкачать