Что нужно при приеме на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=Yijr2Is8q2U

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

https://www.youtube.com/watch?v=jAygC0WyW9A

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Видео:Елена Пономарева - Документы при приеме на работуСкачать

Какие документы нужны для устройства на работу, а какие можно не предъявлять

Документы, необходимые для трудоустройства, перечислены в Трудовом кодексе РФ. Некоторые из них указаны в других законодательных актах федерального значения.

Устав предприятия таким законом не является, даже на региональном и муниципальном уровнях такие правила не устанавливаются. Поэтому перечень документов, которые вправе потребовать работодатель при приеме сотрудника на работу, не зависит от его желания, он строго регламентирован.

Предлагаем читателям сайта «Карьеристка» узнать, какие документы нужны для устройства на работу, а какие можно не предъявлять.

Документы, обязательные для трудоустройства в любую организацию

Независимо от того, планируете ли вы ходить на работу каждый день или работать удаленно, а также от области ваших профессиональных интересов, несколько документов вам предъявить работодателю при официальном трудоустройстве придется. Это:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• пенсионное свидетельство.

Для военнообязанных обязательным к предъявлению является военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву.

https://www.youtube.com/watch?v=NgHGBhuELkY

Казалось бы, что с этими документами все понятно, но на самом деле здесь имеется множество нюансов. Как быть, если трудовая книжка лежит в другой конторе или ведется в электронном формате? Что делать иностранцам, не имеющим паспорта гражданина РФ? Можно ли вместо него предъявить водительское удостоверение? Откуда взять СНИЛС, если эти карточки уже не выдаются? Давайте разбираться.

Удостоверение личности

По закону, далеко не любое удостоверение можно считать документом, удостоверяющим личность. Для трудоустройства подойдет один из следующих документов:

• паспорт гражданина РФ;
• удостоверение личности гражданина РФ, выданное на время оформления общегражданского паспорта;
• паспорт гражданина иностранного государства или документ, признаваемый удостоверением личности иностранного гражданина на основании международного договора РФ;
• документ, выданный человеку для удостоверения личности миграционной службой на время, пока она рассматривает его заявление о приеме гражданства РФ или признании гражданином РФ;
• удостоверение беженца или другие документы, зависящие от статуса иностранца.

Водительское удостоверение или корочка о членстве в какой-либо общественной организации, профессиональном союзе в этот перечень не входят.

Трудовая книжка

Если до 1 января 2021 года вы нигде не работали, трудовой книжки на бумажном носителе у вас нет и быть не может. Вестись она будет (или уже ведется) исключительно в электронном виде. Оформить этот документ – задача вашего первого работодателя.

Бумажной трудовой книжки может не быть и у тех, кто выразил желание иметь этот документ в электронном формате и на одном из прежних мест работы написал соответствующее заявление. Тогда предыдущий работодатель должен выдать вам бумажный или электронный документ установленного образца со сведениями о вашей трудовой деятельности.

Не исключено, что по какой-либо причине ваш бывший шеф не хочет или не может дать вам нужный документ. Переживать из-за этого нет причины. Получить необходимую бумажку можно, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд, а также на портале государственных услуг. В последнем случае документ будет электронным, но этого достаточно.

Трудовая книжка находится по основному месту работы гражданина. Если вы устраиваетесь по совместительству, то потребовать у вас этот документ никто не может. Для подтверждения стажа и опыта работа вы можете показать будущему шефу копию трудовой книжки, заверенную кадровиком по месту вашей основной работы.

Пенсионное удостоверение

До 1 апреля 2019 года гражданам России выдавались карточки СНИЛС, подтверждающие регистрацию в системе персонифицированного учета. Сейчас альтернативой этого документа служит уведомление о регистрации в этой системе. Выдаваться оно может как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

В настоящее время регистрация в системе индивидуального учета происходит после первого устройства на работу. Соответствующую информацию в Пенсионный фонд передает работодатель. Так что при первом трудоустройстве предъявлять соответствующий документ вы не обязаны.

Какие еще документы вправе потребовать работодатель при приеме гражданина на работу

Перечисленные в предыдущем разделе документы необходимы при трудоустройстве даже тем, кто будет занят неквалифицированным и не требующим большой ответственности трудом.

Однако есть сферы деятельности, которые требуют определенных знаний и умений, психологической устойчивости, физической подготовки и так далее.

Ведь нельзя же допустить, чтобы больных оперировал человек, учившийся не на хирурга, а на инженера, а воспитателем работала дама, стоящая на учете в психоневрологическом диспансере.

Поэтому закон устанавливает еще ряд документов, которые работодатель не только может, но и должен у вас спросить при приеме на работу, имеющую определенную специфику.

Документы об образовании и/или квалификации необходимы для работы по специальности, когда труд требует каких-либо специальных знаний, умений и навыков, определенного уровня мастерства.

https://www.youtube.com/watch?v=lLQd41JQ-k4

Для поступления на государственную или муниципальную службу, в силовые структуры, на охранные предприятия и в некоторые другие организации необходимо предъявить медицинскую справку установленной формы об отсутствии противопоказаний к осуществлению соответствующей деятельности. Такую справку могут потребовать и от тех, кто устраивается на работу водителем.

Устраиваясь на работу в детское учреждение, кафе или продовольственный магазин, будьте готовы к тому, что от вас потребуют оформления медицинской книжки. Это не каприз работодателя, а требование закона.

В некоторых случаях для трудоустройства придется заглянуть в полицию за справкой об отсутствия судимости.

Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно

Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ.

Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания.

Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.

В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.

Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН.

Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа.

Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.

Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.

Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.

Какие документы не обязательны, но желательны при устройстве на работу

На хорошее место всегда найдется несколько соискателей. Выиграть конкурс помогут документы, которые, согласно закону, требовать от гражданина при трудоустройстве никто не вправе. В их число входят:

• сведения о наградах, не занесенные в трудовую книжку, о победах в различных конкурсах профессионального мастерства;
• характеристика с предыдущего места работы;
• корочки об окончании различных курсов профессиональной подготовки или переподготовки;
• водительское удостоверение, если род вашей будущей деятельности предполагает частые командировки.

Эти документы вы можете предъявить работодателю, даже если он их и не требовал. Также вы можете познакомить его с результатами вашего труда на предыдущем месте трудовой деятельности (например, с разработанными и реализованными вами проектами).

Собираясь на собеседование, поинтересуйтесь, какие документы вам будут нужны для трудоустройства, и предупредите будущего работодателя, если не можете предъявить какие-то из них. Если вы заинтересованы в новом месте, а руководитель предприятия заинтересован в приеме вас на работу, вы наверняка найдете возможность урегулировать этот вопрос.

Видео:О трудовых отношениях. Что нужно знать при устройстве на работуСкачать

Какие документы нужны для устройства на работу: как оформить работника по ТК РФ в 2017 году

Приëм на работу — один из ключевых моментов трудовых правоотношений, ведь несоблюдение требований закона в самом начале может повлечь за собой непоправимые последствия в будущем.

Особая ответственность здесь ложится на плечи нанимателя: именно он должен потребовать от кандидата обязательные к предъявлению документы, проявить принципиальность в случае отсутствия хотя бы одного из них, правильно организовать процесс трудоустройства.

Какие документы должен предъявить гражданин при трудоустройстве

Закон запрещает нанимателям при приëме нового сотрудника истребовать у него нерегламентированные документы. Он устанавливает закрытый перечень необходимых бумаг. Именно этому вопросу посвящена ст. 65 ТК РФ.

Основные и обязательные документы при приёме на работу — трудовая книжка, паспорт и страховое свидетельство

https://www.youtube.com/watch?v=Qb5MYSoZkL8

Условно документацию для трудоустройства можно разделить на две группы — обязательные (для всех) и дополнительные (для особых категорий новых сотрудников) бумаги. В первую группу закон включает:

• гражданский паспорт;
• трудовую книжку;
• свидетельство пенсионного страхования.

Важно понимать, что у тех лиц, кто пришëл на свою первую работу, трудовой книжки и указанного выше свидетельства быть не должно и не может — оба этих документа в соответствии с установленными правилами заводит первый наниматель. Кроме того, в случае утраты одного из этих документов кандидатом по его заявлению работодатель должен завести (оформить) новый.

Если гражданин поступает на работу по совместительству, его трудовая книжка хранится у основного нанимателя, и оригинал этого документа предоставлять на второй работе он не обязан.

Запись о совместительстве по общему правилу не делается, но по желанию работника и в случае предоставления им справки соответствующую отметку могут сделать сотрудники отдела кадров по основному месту трудовой деятельности.

Дополнительные документы для устройства на работу:

• военный билет — для лиц, имеющих воинские обязанности (мужчин и некоторых женщин, к примеру, медицинских работников);
• документы, подтверждающие образовательный уровень, специализацию и квалификацию, если требованиями к должности предусмотрено наличие специальных познаний, навыков и умений;
• справки об отсутствии судимости, фактов привлечения к административной ответственности за нарушения, связанные с наркотиками и психотропными препаратами — для лиц, устраивающихся на службу, требованиями к которой установлены соответствующие условия;
• другая документация, если необходимость еë предоставления установлена законами или постановлениями Правительства.

Довольно часто наниматели просят кандидата предоставить несколько своих фотографий. Это связано с необходимостью оформления личного листка по учёту кадров и удостоверения.

Личный листок работник заполняет перед приёмом на работу, в этом документе он указывает некоторые личные и профессиональные данные, важные для нанимателя

Особенности документального оформления иностранцев

На территории РФ поступать на работу могут сразу несколько категорий иностранцев:

• постоянно здесь проживающие — имеющие вид на жительство;
• временно проживающие (с визой или без визы).

У представителя каждой из этих категорий граждан при приëме на работу необходимо затребовать особый документ — разрешение на работу или патент, выданные миграционной службой. Помимо паспорта родного государства, такой гражданин предоставляет вид на жительство или миграционную карту, свидетельство о добровольном медицинском страховании (ст. 327.3 ТК РФ).

Правила проживания и труда иностранцев подробно регулирует Федеральный закон 115 от 25.07.2002.

При приёме на работу мигрантов необходимо скрупулёзно соблюдать требования действующего законодательства

Медосмотр

По общему правилу прохождение медосмотра при приëме на работу не является обязательным требованием. Тем не менее ТК РФ устанавливает целый перечень исключений из этого правила. Так, наниматель под страхом административной ответственности не вправе принять на работу сотрудника, не прошедшего медицинский осмотр, если он:

• является несовершеннолетним;
• будет трудиться в условиях, признанных в установленном порядке вредными и небезопасными;
• собирается работать в пищевой промышленности, области общественного питания или торговли;
• будет трудиться на транспорте или в области водоснабжения;
• принимается в коллектив медицинских работников;
• будет работать в детском учреждении;
• трудится на Крайнем Севере;
• устраивается на работу в качестве спортсмена.

Если необходимость прохождения медосмотра установлена, работодатель до заключения трудового соглашения выдаëт гражданину направление в медицинское учреждение, с которым, как правило, у него заранее заключëн договор. Оплата осмотра может производиться как за счëт средств нанимателя, так и за счëт работника (смотря какие условия на этот счëт содержатся в ЛНПА компании).

Организация может самостоятельно разработать бланк направления на медосмотр

https://www.youtube.com/watch?v=VRZpj71WbJg

В зависимости от ситуации (каковы основания, по которым требуется прохождение медосмотра, каковы особые условия для конкретной профессии или должности), в комиссию могут включаться различные узкопрофильные специалисты-медики. В любом случае пройти придëтся сразу нескольких врачей.

Порядок приëма на работу

Приëм на работу — процесс многоэтапный. Начинается он с «неофициальной» части — обсуждения всех условий будущего труда между сторонами — работником и нанимателем. Нередко проводится собеседование или конкурс. Далее следует медосмотр и подача пакета документов. Трудоустройству могут также предшествовать:

• проверка кандидата службой безопасности предприятия;
• согласование кандидата непосредственным начальством;
• согласование в вышестоящих учреждениях.

Приказ о приёме на работу издаётся путём заполнения и подписания бланка формы Т-1

Официальная же часть трудоустройства состоит из следующих стадий:

1. Подача заявления. Этот этап прямо не предусмотрен законом, другими словами — отсутствие документа нарушением считаться не будет. Тем не менее на практике заявление составляется довольно часто. Форма документа свободная (организациями могут устанавливаться собственные образцы заявлений). Документ может визироваться всеми заинтересованными службами (как вариант — с указанием предложений по условиям труда). Руководитель, уполномоченный принимать сотрудников (как правило, это директор, действующий на основании устава компании, или руководитель филиала, действующий на основании доверенности), проставляет на заявлении итоговую резолюцию с указанием отделу кадров оформить соответствующий приказ.

   Заявление о приёме составляется в свободной форме с соблюдением основных правил деловой переписки

2. Ознакомление вновь принимаемого сотрудника с коллективным соглашением компании, ПВТР и другими локальными НПА под расписку. Наличие этого этапа — обязательное требование ст. 68 ТК РФ, посвящённой оформлению приёма на работу.

   Отметка об ознакомлении работником делается на специальном, приложенном к коллективному договору или ПВТР листе ознакомления

   Перед заключением трудового соглашения указанные документы обязательно должны быть предоставлены для ознакомления уже согласованному кандидату для того, чтобы он был осведомлён о существующих в компании локальных правилах и условиях, гарантиях и компенсациях. Подписывая же трудовое соглашение, новый сотрудник соглашается с их соблюдением.

3. Заключение трудового контракта. После того как стороны трудовых правоотношений достигли определённых договорённостей относительно условий труда и приняли их, подписывается закрепляющий эти соглашения документ — трудовой договор. Этот документ достаточно подробно регламентирован трудовым законом — ст. 57 ТК РФ определяет обязательные к включению в него условия, ст. 58 ТК РФ содержит общие условия о сроках действия договора, ст. 67 ТК РФ — устанавливает форму для соглашения. Договор в обязательном порядке подписывается сотрудником и уполномоченным лицом компании, на документе проставляется круглая печать организации. При этом по одному экземпляру соглашения остаётся как в организации, так и у работника для того, чтобы каждая сторона в случае разногласий могла предъявить другой (или в суде) доказательства собственной правоты.

   Последний лист трудового договора обязательно подписывается обеими его сторонами и скрепляется круглой печатью организации

4. Издание приказа. Вслед за заключением соглашения и на его основании (ст. 68 ТК РФ) компания, принимающая сотрудника, должна создать об этом распорядительный документ — приказ. В приказе обязательно указываются персональные данные сотрудника, данные о должности, форме и размере оплаты труда, режиме труда. Приказ составляется в соответствии с единой унифицированной формой Т-1.

   Для издания приказа достаточно лишь заполнить и подписать унифицированную форму Т-1

5. Знакомство сотрудника с распорядительным документом — обязательный этап, предусмотренный той же 68-й статьёй ТК РФ. Предъявить сотруднику документ для ознакомления отдел кадров должен в трёхдневный срок с даты начала его труда на предприятии. На приказе сотрудник также собственноручно ставит письменную отметку об ознакомлении.
6. Заполнение анкеты, автобиографии, карточки Т-2, личного листка по учёту кадров — дополнительный этап процедуры приёма. Каждая организация вправе разработать собственные анкетные документы для вновь принимаемых сотрудников. Кроме того, на каждого работника в организации ведутся карточки формы Т-2.

   Карточка формы Т-2 — документ, содержащий основные личные и профессиональные сведения о сотруднике

7. Внесение записи о приёме в трудовую книжку сотрудника — одна из важнейших обязанностей нанимателя. Запись вносится по правилам, установленным Постановлением №225 от 16.04.2003.

   Перед внесением записи о приёме необходимо написать полное официальное наименование организации-нанимателя

Тонкости оформления приёма в особенных ситуациях

Сталкиваясь с необходимостью документально оформить приём сотрудника, многие наниматели испытывают затруднения в следующих ситуациях:

1. Трудоустройство на неполное трудовое время (день или неделю). Документальное оформление в таком случае формально ничем не отличается. Лишь в трудовом соглашении и приказе необходимо отметить эту особенность.
2. Трудоустройство к ИП или в ООО. Процедура приёма к нанимателям различных организационно-правовых форм абсолютно идентична.
3. Трудоустройство студентов. Как правило, они устраиваются работать на неполное трудовое время. Если кандидат-студент достиг совершеннолетия, то его приём следует производить по правилам, описанным в п.1.
4. Трудоустройство бывших государственных служащих. Если такой гражданин в течение двухлетнего срока устраивается на работу в компанию, которой ранее непосредственно или опосредованно управлял, он сам и/или наниматель должны об этом сообщить бывшему работодателю (ст. 64.1 ТК РФ).

: документальное оформление приёма сотрудника

Приём сотрудника — юридически важная процедура, подробно отрегулированная законом о труде.

Нанимателю важно знать последовательность совершения действий и их форму для того, чтобы работник усвоил все существующие в компании правила, условия, гарантии.

Другими словами, соблюдение правил оформления приёма призвано обезопасить компанию от беспочвенных претензий со стороны коллектива, а также от обоснованных предписаний уполномоченных государственных органов.

• Ольга Бурачëнок
• Распечатать

Видео:Переговоры при приёме на работу. 5 важных вопросов, которые помогут получить нужный результат.Скачать

Прием на работу сотрудника

Ни одна компания в мире не может обойтись хотя бы без одного наемного работника. Ведь кто-то должен составлять отчёты, подписывать договоры, платить налоги и осуществлять платежи.

Не зависимо от должности такого сотрудника, отношения между ним и фирмой должны быть оформлены официально. Часто большие компании пренебрегают этим правилом.

И себе же во вред – рано или поздно контролирующие органы накажут за это.

Перед приемом сотрудника на работу может понадобиться пройти определённую процедуру, например: собеседование, конкурсный отбор на должность, тестирование на соответствие профессиональным требованиям и обязанностям, медосмотр и т.д.

Такую информацию, как правило, указывают в описании к вакансии или сообщают соискателю лично. На этом же этапе компания захочет проверить, не имеет ли будущий сотрудник ограничений на занятие отдельными видами деятельности (ст. 351.

1 Трудового кодекса РФ).

Список запрашиваемых документов при трудоустройстве

Компания и потенциальный сотрудник могут заключить между собой гражданско-правовой или трудовой договор. Если в первом случае речь идет о непродолжительных отношениях или разовых сделках между сторонами, то при найме персонала в штат всегда подписывается только трудовой договор.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Прием сотрудника-гражданина РФ на работу оформляется на основании таких обязательных документов:

• оригинала паспорта;
• трудовой книжки. Если на предыдущем месте работы она велась в электронном, а не в бумажном виде, то нужно будет предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК России). Если же человек устраивается на первое место работы, и трудовой договор будет заключаться впервые, указанные документы не подаются;
• документации воинского учёта (её подают только военнообязанные и призывники);
• копии СНИЛС;
• данных о наличии специальных знаний или необходимой подготовки (если, к примеру, будущий сотрудник должен будет выполнять определенные виды работ, специфические функции или высококвалифицированные виды работ при вступлении на должность, выполнение задач на которой требует от исполнителя определенной квалификации либо специальных навыков);
• документа об образовании (полученной специальности / специализации);
• при приеме на должность, которая, согласно Трудовому кодексу РФ или другому специальному законодательству, сопряжена с ведением деятельности, к осуществлению которой допуск лиц с судимостью, или лиц, преследуемых уголовным законом запрещен – соответствующей справки из МВД.

Перечень указанных выше документов не является исчерпывающим. В некоторых случаях работодатель может потребовать предъявления дополнительных сведений либо информации, установленных Трудовым кодексом, специальным законодательством или иными нормативными актами.

Если соискатель отвечает требованиям к работнику при приеме на работу, которые установил работодатель, успешно прошел собеседование и получил согласование на должность, он передает оригиналы указанных выше документов сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу.

Информация из них также переносится в личную карточку сотрудника, после чего оригиналы возвращаются их владельцу. Трудовая книжка передается организации-работодателю. Данные о ней заносятся в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма документа предусмотрена Постановлением Министерства Труда 10 октября 2003 г. No69).

Согласно трудовому законодательству (ст. 64.1 ТК РФ), новый работодатель должен уведомить предыдущего о приеме на работу бывшего гослужащего в срок, равный 10 календарным дням, следующим за днем заключения трудового договора или договора ГПХ (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).

В ряде случаев процесс приема на работу включает также прохождение соискателем медосмотра. Так, лица, которым на момент трудоустройства не исполнилось 18 лет, а также другие граждане в случаях, установленных специальным трудовым законодательством или другими нормативными документами, при подписании трудового договора обязаны пройти обязательный медосмотр.

Документальное оформление сотрудника на должность

Процедура приема на работу сотрудника в штат компании выглядит следующим образом:

1. Получение заявления. Очень часто до официального зачисления работника в штат компания просит его написать письменное ходатайство о приеме на работу. Однако это, согласно общим правилам трудоустройства, не является обязательной частью оформления при приеме на работу. Исключение – соискатели на должность в государственной или муниципальной организации.

Заявление пишут в свободной форме, на имя руководителя. При этом у каждой компании, как правило, есть свой образец, утверждённый внутренней нормативкой. Готовый документ подлежит регистрации в установленном работодателем порядке, например в Книге регистрации обращений сотрудников.

2. Ознакомление сотрудника с внутренними нормативными документами компании. К ним относят коллективный договор (если есть), правила внутреннего трудового распорядка, правила и техника безопасности, должностные инструкции и т.д.

Перечень самых важных внутренних нормативных документов, которые должен изучить сотрудник, часто включают в трудовой договор. Как и фразу о том, что его подписанием он подтверждает факт ознакомления с нормативными актами предприятия.

В связи с тем, что действующий Трудовой кодекс РФ прямо не регулирует порядок ознакомления сотрудника с обязательной нормативкой компании, на практике применяют и другие форматы. Один из них — подписание специалистом ознакомительного листа к каждому такому внутреннему акту. Как это будет происходить в вашем случае, уточните у работодателя перед заключением трудового договора.

3. Трудовой договор. Этот документ подписывается сторонами — работодателем и сотрудником — в простой письменной форме, чаще всего в двух экземплярах. В нём фиксируются основные (ч.ч.1-2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч.4 ст. 57 ТК РФ).

4. Подписание договора о полной материальной ответственности (МО). Этот документ заключается при приеме на работу нового сотрудника исключительно в случаях, установленных специальным законодательством.

Так, он может быть подписан только с лицом, которому уже исполнилось 18 лет, и которое будет иметь прямое отношение к обслуживанию или использованию денежных средств, товарно-материальных ценностей или других активов компании.

https://www.youtube.com/watch?v=t4hndsnrGMU

Виды работ, категории сотрудников, с которыми следует заключать договоры о материальной ответственности, а также их типовые формы утверждаются в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством РФ.

ВАЖНО! Одновременное подписание трудового и договора МО избавит работодателя и потенциального сотрудника от недоразумений в будущем.

Так, работник, который прошел процедуру приема на работу и подписал первый — трудовой — договор, может отказаться в последующем от подписания второго — договора о полной МО.

 Он может сослаться на то, что это с ним на собеседовании не обсуждалось, и если бы он знал об этом раньше, то не стал бы трудоустраиваться в эту организацию.

Принуждение к подписанию также может стать непреодолимым препятствием и для работодателя, который предоставляет доступ сотруднику к материальным и иным ценностям в связи с выполнением последним специального функционала, предусмотренного его должностной инструкцией.

Подписанные договоры (трудовой и МО) регистрируются в соответствующих реестрах (книгах или журналах). По одному экземпляру работодатель под подпись «экземпляр договора получил собственноручно» передает сотруднику, вторые – оставляет на хранение у себя.

5. Приказ о назначении на должность. При приеме на работу работодатель обязан выдать приказ, который не противоречит положениям подписанного сторонами трудового договора.

После этого сотрудника знакомят с ним под подпись. На это компании, согласно закону, отводится не более 3-х дней с момента, когда служащий приступил к исполнению своих обязанностей.

Регистрируют приказ в соответствующем журнале регистрации.

6. Внесение информации в трудовую книжку. По действующему законодательству о труде, работодатель должен вести электронные трудовые книжки на каждого штатного сотрудника, для которого работа на этом предприятии является основной, и который проработал у него более 5 дней. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

Данная норма законодательства о труде не распространяется на случаи, когда трудовая книжка на сотрудника не ведётся. Информацию о трудовой книжке вносят в Книгу учёта движения этих документов и вкладышей к ним. Трудовую книжку регистрируют в момент передачи её работником своему работодателю.

7. Формирование личной карточки сотрудника. Со всеми записями, которые заносятся в трудовую книжку (о вступлении в должность, переводе, увольнении и т.д.), её владельца знакомят под подпись в личной карточке, так как в ней повторяются внесённые в трудовую записи. Регистрация личной карточки проходит в порядке, установленном самой компаний.

8. Принятие на работу нового сотрудника завершается его включением во внутренние нормативные документы фирмы. К ним относят Табель учёта рабочего времени и расчёта заработной платы, а также другие обязательные документы.

Порядок действий работодателя после принятия на работу первого сотрудника

После того, как Вами в штат компании будет оформлен первый сотрудник, необходимо будет регулярно выполнять следующие действия: вести учёт отработанных им дней, начислять и дважды в месяц выплачивать заработную плату, осуществлять расчёт налогов и обязательных взносов, регулярно предоставлять отчёты по персоналу в установленные законом сроки. Так, к примеру, отчёт по форме СЗВ-ТД подается не позднее дня, следующего за днём приема или увольнения сотрудника.

Если вы не готовы сами заниматься этими вопросами, то смело можете отдавать эту рутину специалистам нашей компании. 

Все кадровые вопросы мы берем на себя — налоги, документы, приемы и увольнения!

• Трудоустроим сотрудников и рассчитаем им зарплату.
• Оформим отпуск или выплату по больничному листу.
• Проконсультируем по вопросам привлечения иностранных работников и поможем уведомить ФМС.
• Подготовим все кадровые документы и вовремя отправим отчетность.

Если Вы только хотите принять нового сотрудника иностранного гражданина, то читайте нашу статью, в которой разобраны нюансы касающиеся приема иностранных граждан.

📸 Видео

Какие вопросы задать работодателю на собеседовании при устройстве на работу (советы HR)Скачать

Как правильно составить резюме при устройстве на работуСкачать

Документы, предоставляемые при устройстве на работуСкачать

Памятка при устройстве на работуСкачать

10 ВОПРОСОВ НА СОБЕСЕДОВАНИИ И КАК НА НИХ ОТВЕЧАТЬСкачать

Порядок приёма на работуСкачать

На что обращать внимание на собеседовании при устройстве на работуСкачать

О чем нужно знать подростку при трудоустройстве?Скачать

Трудовой договор. Как законно оформить трудовые отношения с работодателем?Скачать

Вопросы потенциальному работодателю | 100 КАРЬЕРНЫХ ОТВЕТОВ #26Скачать

Заявление о приеме на работу - Елена ПономареваСкачать

ПРОВЕРКА КАНДИДАТОВ СЛУЖБОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ТРУДОУСТРОЙСТВЕ | +18Скачать

Смотрят ли на оценки в дипломе при приеме на работуСкачать

Какие проверки проводят при приеме на работу - Елена А. ПономареваСкачать

Как вести себя на собеседовании | 100 КАРЬЕРНЫХ ОТВЕТОВ #38Скачать

Как УСПЕШНО пройти собеседование при приеме на работу. Как отвечать на вопросы рекрутера(HR эксперт)Скачать

Что делать, чтобы пройти проверку при поступлении на работу?Скачать